Eduka konverentsi pidamise A ja O

Olgu tegemist lihtsa koolituse, terve päev kestva ürituse või lausa suure rahvusvahelise ärikohtumisega, konverentsi korraldamine pole sugugi ülesanne kergemate killast. Eduka konverentsi korraldamiseks tuleb teha põhjalikult eeltööd ja planeerida. Teeme selle sinu jaoks pisut lihtsamaks alljärgnevate kiirete nippidega.

Planeeri, planeeri, planeeri

Pole küll ühtegi kindlat reeglit, kui kaua on mõistlik ühte konverentsi planeerida, kuid on selge, et päevaga seda tööd ära ei tee. Alusta konverentsi planeerimist võimalikult vara, et sul oleks võimalik ennenägematute takistuste korral veel plaane muuta. Nii ei teki olukorda, kus oled sunnitud leppima halvema valikuga, kuna sul ei olnud enam lihtsalt aega plaanide muutmiseks.

Mõtle oma sihtrühmale

Igal konverentsil on teatud spetsiifiline sihtrühm inimesi, kes seda külastada plaanivad. Sul peaks olema selge ülevaade sellest, et sa saaksid ka endale selgeks teha, millised need inimesed on ning millist kogemust sa neile pakkuma peaksid. Sellest sõltub suuresti ka see, kus üritus läbi viia, milline kuupäev sobib kõige paremini jne.

Arvesta oma eelarvega

Enne, kui hakkad üldse lähemalt planeerima ja sobivat ruumi otsima, peaksid mõtlema oma eelarvele. Lõppude lõpuks sätestab see, mida täpselt saad endale lubada. Mõtle teisest küljest ka ürituse eesmärkidele ja pane kõrvale väike osa eelarvest iga vajaduse jaoks – nii ei lähe sa hiljem eelarvega lõhki.

Asukoht on oluline

Kui sa oled eelarve paika pannud ja tead ka umbkaudselt, palju külastajaid üritusel on, saad asuda ruumi valima. See peaks kenasti sobima su stiili, eesmärkide ja sihtrühmaga. Ära unusta seejuures ka tehnilist poolt – enne konkreetse ruumi valimist tasuks minna kohapeale ja veenduda, et seal on olemas sulle vajalikud audio-visuaalsed lahendused, korralik WiFi-ühendus ja piisavalt elektripistikuid.

Ära karda läbirääkimisi pidada

Alati ei pea leppima esimese asukohaga ja esimese ruumiga. Ole ettevaatlik ja vaata põhjalikult läbi lepingud, enne kui neid allkirjastad. Kui koht on aga su eelarve jaoks pisut liiga kallis, ära karda tingida.

Vaid nende paari nipiga saadki korraldatud suurepärase ürituse, mis jääb kõigile positiivselt meelde!

ADD YOUR COMMENT